Integritetspolicy
1. Inledning – Vilka är Sky och varför samlas data in?
Sky Hotel Apartments är ett privatägt företag som grundades 2009. Vi erbjuder modernt inredda hotellägenheter i Linköping och Stockholm, vilka är utrustade med eget kök och allt som behövs för att bo både längre och kortare perioder. I Linköping erbjuds även Town Apartments – fullt möblerade lägenheter för den som vill göra sig hemmastadd. Här finns även Sky Meetings – en konferensanläggning belägen på våning 18 och 19 i Tornet, med himmelsk utsikt över Linköping.
Vår vision är att gästerna ska känna sig som hemma även när de är ute och reser. För att fullfölja vår affärsmodell och hantera förfrågningar och bokningar måste vi samla in olika typer av information (inklusive personuppgifter) om våra gäster och, när tillämpligt, om de kontaktpersoner som sköter kontakten med oss åt våra gästers vägnar. Vi arbetar aktivt för att göra detta så korrekt som möjligt. Vi har skapat struktur och interna arbetssätt som möjliggör att våra gäster och deras kontaktpersoner ska känna sig trygga med att vi behandlar deras uppgifter på ett korrekt sätt.
I denna integritetspolicy ger vi dig information om hur vi behandlar dina personuppgifter i samband med att du besöker våra webbsidor, kontaktar oss, bokar rum på vårt hotell och/eller bor som gäst hos oss.
Vi arbetar löpande med integritetsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera denna integritetspolicy. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor eller synpunkter.
2. Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Skyotel AB, 556757-3216 (”Sky Hotel Apartments”, ”vi” och ”oss”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som vi behandlar om dig i enlighet med denna integritetspolicy.
3. Vilka personuppgifter samlas in och på vilket sätt?
De personuppgifter vi behandlar om dig har du själv lämnat till oss eller till en av våra samarbetspartners (såsom Booking.com), nämligen ditt namn, din adress, din e-postadress, ditt telefonnummer och eventuellt information om den organisation du representerar (”Gästprofil”), faktura- och/eller kreditkortsuppgifter samt särskilda önskemål kopplade till bokningen. Dina särskilda önskemål kan ibland innefatta känsliga uppgifter (såsom uppgifter om hälsa). När du eller annan som hanterar bokningen åt dina vägnar lämnar sådana uppgifter till oss behandlar vi dem med stöd av ditt samtycke för att administrera och tillhandahålla den tjänst du beställt.
Om du inte bokar din vistelse själv kommer vi att få din Gästprofil (eller delar av densamma) enligt ovan från den som bokar din vistelse. I så fall kan vi också komma att behandla kontaktpersonens namn, telefonnummer, e-postadress och besöksadress till kontaktpersonens arbetsställe (”Kontaktpersonsprofil”) samt dennes eventuellt faktura- och/eller kreditkortsuppgifter.
Vi samlar även in information från ditt användande av olika tjänster när du använder Hemsidan och/eller annan tjänst respektive digital tjänst som tillhandahålls av oss. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i på Hemsidan och andra digitala tjänster, vilka sökningar du gör och vilka produkter du är intresserad av. Ytterligare information om detta och vår användning av cookies redovisas ytterligare i vår cookie-policy (https://skyhotelapartments.se/cookie-policy/.
4. Varför behandlar Sky Hotel Apartments dina personuppgifter?
Vi behandlar dina personuppgifter för de ändamål och med stöd av den rättsliga grund som anges nedan.
| Hantering av förfrågningar, bokningar och din vistelse – Om du inte själv bokar din vistelse | ||
| För detta ändamål | Behandlar vi dessa personuppgifter | På denna rättsliga grund |
| För att kunna hantera förfrågan, beställning och administration av den bokning som gjorts för dig. | Kontaktpersonsprofil samt eventuellt faktura- och/eller kreditkortsuppgifter. | Fullgörande av avtalet för din vistelse, t.ex. för att vi ska kunna tillhandahålla rum åt dig och hantera betalningar. |
| Gästprofil, faktura- och/eller kreditkortsuppgifter samt eventuella särskilda önskemål kopplade till bokningen. | Vårt berättigade intresse att kunna administrera den bokning som har gjorts för dig. Eventuella känsliga personuppgifter (såsom uppgifter om hälsa, funktionshinder, allergier, m.m.) behandlas med stöd av ditt samtycke. | |
| För att underlätta framtida bokningar | Gäst- och kontaktpersonsprofil, faktura- och/eller kreditkortsuppgifter samt eventuella särskilda önskemål kopplade till bokningen. | Vårt berättigade intresse att kunna administrera eventuella framtida bokningar. |
| Hantering av förfrågningar bokningar och din vistelse – Om du själv bokar din vistelse | ||
| För detta ändamål | Behandlar vi dessa personuppgifter | På denna rättsliga grund |
| För att kunna hantera beställning och administration av din bokning, inklusive kommunicera med dig inför, under och efter vistelsen | Gästprofil, faktura- och/eller kreditkortsuppgifter samt eventuella särskilda önskemål kopplade till bokningen. | Fullgörande av avtalet för din vistelse, t.ex. för att vi ska kunna tillhandahålla rum och andra eventuellt avtalade tjänster åt dig och hantera din betalning. Eventuella känsliga personuppgifter (såsom uppgifter om hälsa, funktionshinder, allergier, m.m.) behandlas med stöd av ditt samtycke. |
| För att kunna hantera frågor, ärenden och annan kommunikation, t.ex. om du glömt något hos oss under din vistelse | Gästprofil samt information om din vistelse hos oss | Vårt berättigade intresse att kunna kommunicera med dig och besvara dina frågor samt i syfte att tillvarata våra rättsliga skyldigheter och rättigheter. |
| För att underlätta framtida bokningar | Gästprofil samt information om din vistelse hos oss | Vårt berättigade intresse att kunna administrera eventuella framtida bokningar. |
| Marknadsföring, kommunikation och förbättring av våra tjänster | ||
| För detta ändamål | Behandlar vi dessa personuppgifter | På denna rättsliga grund |
| För att kunna skicka marknadsföring via e-post, sms, post eller sociala medier till dig som har gjort en bokning hos oss. | Gäst- eller kontaktpersonsprofil | Vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra oss till dig som har bott på hotellet eller som har gjort en bokning för någon annan hos oss. |
| För att kunna skicka nyhetsbrev och erbjudanden till dig som har anmält dig som medlem till Sky Network. | Gäst- eller kontaktpersonsprofil | Ditt samtycke eller för att fullgöra avtalet om ditt medlemskap i Sky Network. |
| Kommunicera på våra sociala medier, t.ex. om du kommenterar på vår sida eller på vårt inlägg och för att lagra information från vår chatt för att kunna gå tillbaka till den när det är relevant. | Information från din profil (användarnamn och den bild du har valt på ditt konto) och annan information du lämnar till oss. | Vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med dig på våra sociala medier. |
| För att du ska få så relevant information som möjligt om vad vi erbjuder och för att vi ska kunna utveckla våra produkter och tjänster online. | Gäst- eller kontaktpersonsprofil, IP-adress, inloggningsuppgifter, betalningsuppgifter samlade via cookies eller annat spårningsverktyg. | Vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra oss till dig som har bott på hotellet eller som har gjort en bokning för någon annan hos oss samt ditt samtycke, erhållet i enlighet med vår cookie-policy. |
| Rättsliga anspråk och förpliktelser | ||
| För detta ändamål | Behandlar vi dessa personuppgifter | På denna rättsliga grund |
| För att kunna hantera eventuella reklamationsärenden eller andra anspråk. | Gästprofil och information som är relevant för anspråket (t.ex. information om den aktuella bokningen/vistelsen). | Våra rättsliga förpliktelser enligt tillämplig lagstiftning samt vårt berättigade intresse av att kunna försvara oss mot anspråk. |
| För att kunna fullgöra våra skyldigheter enligt lag, domstols- eller myndighetsbeslut (bokföringslagen, lag om retentionsrätt för fordran hos hotellgäst, schengenreglerna, m.m.). | Gästprofil och i förekommande fall information om resedokument, betalningshistorik, transaktioner samt övrigt material som utgör bokföringsmaterial. | Våra rättsliga förpliktelser. |
5. Överföring av dina personuppgifter
Vi använder i vissa fall personuppgiftsbiträden (såsom banker, IT-leverantörer och IT-konsulter) för att hantera betalningar och bokningar, datalagring och tillhandahållande av andra IT-tjänster samt för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet på ett effektivt sätt. Vi överför i sådana situationer personuppgifter för personuppgiftsbiträdets behandling i enlighet med ett avtal med oss och våra instruktioner avseende sådan behandling.
Vi överför också vissa personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga, vilket innebär att dessa själva bestämmer varför och hur (ändamål och medel) dina personuppgifter ska behandlas. En sådan överföring görs exempelvis till företag som erbjuder självständiga betallösningar för att administrera din betalning till oss. Betaltjänstleverantören är självständigt personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina behandlingar och informerar dig separat om hur de behandlar dina personuppgifter.
Följande företag kan erhålla dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträden/självständiga personuppgiftsansvariga:
Newbook – personuppgiftsbiträde
Microsoft AB – personuppgiftsbiträde
Mailchimp – personuppgiftsbiträde
Om du använder våra sociala medier kommer även dessa att behandla dina personuppgifter (t.ex. Facebook eller Instagram) i enlighet med sin egen integritetspolicy.
Sky Hotel Apartments överför inte personuppgifter utanför EU/EES för närvarande. Om sådan överföring och behandling skulle komma att ske i framtiden, kommer det endast att ske på ett sätt som säkerställer en adekvat skyddsnivå och i övrigt uppfyller alla rättsliga krav på sådan behandling.
6. Hur länge spara vi personuppgifter?
På Sky Hotel Apartments behandlar vi personuppgifter för att kunna ge den bästa servicen och vi sparar personuppgifter så länge som dessa är nödvändiga för att uppfylla det ändamål vi behandlar dem för. Vi har rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga personuppgifter om dig och vi minimerar också lagringstiden så mycket som möjligt.
Information från formuläret för intresseanmälan lagras inte, och dina mail raderas hos oss så snart din förfrågan är besvarad.
För att hantera din bokning och vistelse lagras dina personuppgifter från
bokningstillfället och minst till och med bokad avresedag. Därefter kommer du att få marknadsföringsutskick under 11 månader från din vistelse eller från att du genomfört en bokning för någon annan. Gäst- och Kontaktprofiler anonymiseras automatiskt om de inte har använts på 11 månader.
Dina kommentarer på vår sida och chatt med oss på våra sociala medier finns kvar tills du själv tar bort kommentaren eller chatten. I sociala medier som modereras av oss, kan dock dina kommentarer eller chattinläggg (eller motsvarande meddelanden) komma att rensas enligt våra vid var tid gällande rutiner respektive, i vart fall, en gång årligen, utan föregående kommunikation med dig. Personuppgifter som vi inhämtar genom cookies eller andra spårningsverktyg sparas i upp till tretton månader från och med ditt första besök på vår webbsida.
Enligt Schengenreglerna måste vi spara information om våra gästers identitet i tre månader. När det gäller personuppgifter om din betalning lagras de personuppgifter som finns i vårt bokföringsmaterial i sju år från det år som bokföringsmaterialet härstammar från.
Personuppgifter om dig som vi behandlar vid ett eventuellt anspråk från dig lagras från den tidpunkt då sådant ditt anspråk framställs och så länge processen avseende anspråket pågår.
7. Säkerhet för dina personuppgifter
Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot olovlig eller obehörig tillgång. Endast anställd personal med erforderliga befogenheter har tillgång till personuppgifter för behandling. Flertalet lagringsytor har behörighetsbegränsningar där tillgång begränsats till specifika användare i vår personal.
8. Dina rättigheter
Rätt till tillgång till dina personuppgifter
Om du vill få insyn i din personuppgiftsbehandling har du rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter. Om vi behandlar dina personuppgifter har du även rätt att få information om hur vi behandlar desamma och att få en kopia av dina personuppgifter (”registerutdrag”).
Rätt att återkalla ditt samtycke och att invända mot behandling
Du har rätt att återkalla hela eller del av det samtycke som du lämnat till oss för behandling av dina personuppgifter.
Du har också rätt att invända mot vår behandling när vi behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. Läs mer om vad en intresseavvägning innebär ovan. I vissa fall kommer vi att fortsätta behandla dina personuppgifter, även om du invänt mot behandlingen. Det handlar i sådana fall om när vi kan visa berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för att fullgöra ett avtal som fortsatt är i kraft respektive fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk eller förpliktelser.
Dina personuppgifter kommer inte behandlas för direktmarknadsföring om du motsätter dig sådan behandling.
Rätt till rättelse
Du har rätt att få eventuella felaktiga personuppgifter rättade och att få ofullständiga personuppgifter kompletterade.
Rätt till radering (rätten att bli bortglömd) och begränsning av behandling
Du kan begära att vi raderar dina personuppgifter och vi kommer då att radera dessa under vissa förutsättningar, t.ex. när personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller annars behandlas för eller om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.
Du har även rätt att under vissa förutsättningar (t.ex. om du bestrider personuppgifternas korrekthet eller om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas) få behandlingen av dina personuppgifter begränsad.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format från oss. Du har även rätt att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig, när det är tekniskt möjligt (”dataportabilitet”).
Rätten till dataportabilitet gäller för personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format om behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller på ett avtal och behandlingen sker automatiserat.
Rätt att inge klagomål
Datainspektionen är ansvarig för tillsyn enligt dataskyddslagstiftning. Du kan alltid framställa klagomål till Datainspektionen
Box 8114
104 20 Stockholm
Telefon: 08-657 61 00
9. Kontakt
10. Rekryteringsrelaterade personuppgifter
När du deltar i en rekryteringsprocess hos oss behandlar vi personuppgifter såsom namn, kontaktuppgifter, uppgifter om utbildning och yrkeserfarenhet samt andra uppgifter (betyg, intyg, bild, m.m.) som du kan komma att tillhandahålla oss i ditt CV eller på annat sätt. Vi kan även komma att erhålla dessa uppgifter av en extern rekryterare.
Dessa personuppgifterna behandlar vi för att administrera, organisera och slutföra rekryteringsprocesser på grund av vårt berättigade intresse av att rekrytera rätt medarbetare.
Om vi väljer att inte anställa dig just nu
Om vi går vidare med en annan kandidat i rekryteringsprocessen kommer vi inte längre att använda dina personuppgifter i syfte att hantera den aktuella rekryteringsprocessen.
Med ditt samtycke det kan vi dock komma att behålla dina personuppgifter i syfte att erbjuda dig att delta i framtida rekryteringsprocesser. Dina personuppgifter behandlar vi för detta ändamål i två år från att du skickat in ansökan eller tills du återkallar ditt samtycke.
För att kunna försvara oss mot anspråk (exempelvis enligt diskrimineringslagstiftning eller andra liknande regler) kan vi dock, på grund av en intresseavvägning, komma att spara dina personuppgifter i upp till två år efter rekryteringsprocessens slut.
Om vi väljer att anställa dig
Om vi väljer att anställa dig behåller vi nödvändiga personuppgifter under hela din anställningstid och under den tid som krävs enligt tillämpliga lagar. Under anställningsrelationen kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med vår vid var tid gällande integritetspolicy för anställda och i övrigt i enlighet med vår personalhandbok och motsvarande dokument.